Un database è semplicemente una collezione di informazioni organizzata mediante tabelle. Immagina, per esempio, una rubrica telefonica rappresentata da una tabella con righe e colonne: le colonne (dette anche campi) saranno quindi Nome, Cognome, Indirizzo e Telefono, mentre una riga (detta anche record) conterrà le informazioni relative ad una persona. I database possono contenere migliaia di dati e occupare comunque poco spazio virtuale. Questo è il primo vantaggio: basta pensare agli immensi archivi cartacei per i quali sono necessarie intere stanze per contenerli.
Un secondo vantaggio è la ricerca. È possibile consultare i dati inserendo in una apposita casella il termine da ricercare. Soluzioni avanzate permettono poi di eseguire ricerche sofisticate con più termini di ricerca.
Infine, i database ci consentono, ecco un terzo vantaggio, di estrapolare importanti informazioni attraverso l'analisi dei dati. Ad esempio, possiamo migliorare il business di un negozio analizzando una tabella prodotti per vedere quali si vendono di più e quali di meno.

In aggiunta alle prestazioni tipiche dei database tradizionali, i database online offrono ulteriori vantaggi:
- non richiedono l'acquisto e/o l'installazione di app o programmi (MSOffice, OpenOffice, etc.). Sono sufficienti un browser ed una connessione ad internet;
- i dati non risiedono sul proprio computer o sul proprio cellulare, bensì nel cloud, ovvero su server esterni, protetti da occhi indiscreti, da furti, da perdite e dal rischio di copie non autorizzate;
- i dati sono condivisi: sono accessibili e/o modificabili contemporaneamente da un numero illimitato di utenti (ove autorizzati), in qualsiasi momento ed ovunque essi si trovino;
- i dati risultano quindi aggiornati in tempo reale.

La registrazione deve essere fatta una sola volta. Inserisci i tuoi dati anagrafici, il tuo nome utente e la tua password per accedere alla procedura ed infine il nome del tuo primo database che vuoi attivare.

Accedi alla procedura indicando il tuo nome utente e la tua password.
Imposta una o più tabelle di dropdown
Se entrate per la prima volta, in prima istanza Vi verrà consigliato (ma non è obbligatorio, potete farlo anche più avanti) di creare una o più tabelle di dropdown. Le tabelle di dropdown sono molto importanti perchè contengono dati ricorsivi (per esempio, un elenco di clienti, di fornitori, di prodotti, di città, etc...), che potrete poi selezionare tramite menù a tendina senza doverli reinserire ogni volta.
Imposta la struttura della tabella principale
Sempre se entrate per la prima volta, dovete definire la struttura del database: indicate il nome di una o più colonne e, per ciascuna di esse, il tipo di dato che dovrà contenere (il tipo di dato potrà comunque essere cambiato in qualsiasi momento). Il numero delle colonne è qui limitato a 10, ma potrete poi crearne altre a piacere.
Per il tipo di dato sono previste 8 tipologie:
1)  Testo: puoi inserire un qualsiasi testo (max 255 caratteri).
2)  TESTO: puoi inserire un qualsiasi testo: le lettere minuscole verranno sostituite, in automatico, da lettere maiuscole (max 255 caratteri).
3)  Numero: puoi inserire un qualsiasi numero (da -9.999.999.999,99 a 9.999.999.999,99).
4)  Data: puoi inserire una data (nel formato GG/MM/AAAA).
5)  C.F. e/o P.IVA: puoi inserire un codice fiscale e/o una partita IVA. Su questi dati verrà effettuata la validità dei codici di controllo.
6)  Email: puoi inserire, separate da una virgola, una o più emails (di ciascuna ne verrà verificata la correttezza formale).
7)  Email per invio dei dati: puoi inserire, separate da una virgola, una o più emails (di ciascuna ne verrà verificata la correttezza formale) alle quali i dati del record verranno inviati automaticamente !
8)  File: puoi selezionare e caricare un file. Sono permessi files GIF, PNG, JPG, JPEG, TIF, TIFF, WEBP, HEIC, PDF, ZIP, RAR, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS, RTF e TXT. La dimensione di ogni singolo file non deve superare i 2 Mbytes.
In alternativa ai suindicati tipi di dati, potete decidere che il dato dovrà essere scelto tra i valori presenti in una tabella di dropdown (se almeno una è stata preventivamente creata).
Nell'esempio che segue, per la colonna n. 6 il dato verrà scelto (tramite un menù a tendina) tra le 110 voci contenute nella tabella di dropdown denominata "province".

Infine, per ogni colonna è possibile imporre (tranne, ovviamente, nel caso in cui il dato venga scelto da una tabella di dropdown) che il dato NON sia ripetibile. In questo caso, verrà controllato che il dato immesso non sia già stato inserito nella medesima colonna.

Dopo aver creato il database, puoi decidere di autorizzare un'altro utente ad accedervi, oppure puoi disabilitarlo oppure puoi cambiare il suo livello di accesso. Queste operazioni sono permesse solo al titolare di 1° livello del database, e cioè a colui che si è registrato (punto 1).
Il titolare di 1° livello può anche designare uno o più titolari di 2° livello, che avranno però alcune limitazioni.
I livelli di accesso che possono essere assegnati sono i seguenti:

Il manuale d'uso completo è disponibile all'interno della procedura. In alto a destra cliccate sulla rotella e poi sulla voce "Manuale d'uso".